แชร์ไอเดียวิธีทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า มือใหม่ก็เริ่มต้นได้ง่ายๆ

ปฏิเสธไม่ได้ว่าผู้ประกอบกิจการยุคใหม่นอกจากจะต้องศึกษาหาความรู้ด้านการตลาด เพื่อเพิ่มยอดขายสร้างรายได้ให้มากขึ้นแล้ว แต่ความรู้ด้านการเงินก็สำคัญไม่แพ้กัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า ที่หากรู้แล้วจะช่วยควบคุมต้นทุนและวางแผนภาษีได้ดียิ่งขึ้น

แต่สำหรับผู้ประกอบกิจการที่เพิ่งเคยทําบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าครั้งแรก คงเป็นเรื่องยากหากคิดว่าจะจัดทำบัญชีอย่างไรถึงจะช่วยวางแผนการเงินและลดหย่อนภาษีได้อย่างถูกต้อง ด้วยเหตุนี้เราจึงชวนทุกคนมารู้จักกับประโยชน์ของการทําบัญชีรายรับ รายจ่าย และวิธีทำบัญชีรายรับรายจ่ายเบื้องต้นให้มากขึ้น

สารบัญบทความ

• บัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าคืออะไร มีองค์ประกอบอะไรบ้างที่ควรรู้?
• 3 ประโยชน์ของการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า
• ธุรกิจไหนบ้างควรทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า
• 5 เทคนิคการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า
• ตัวอย่างแบบฟอร์มบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า ตามแบบฉบับของกรมสรรพากร
• ข้อควรรู้ของการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า
• บัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าไม่ใช่เรื่องยาก ขอแค่มี MAKE by KBank
• บัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าไม่ใช่เรื่องยาก ขอแค่มีแอปจัดการเงิน MAKE by Kbank เป็นผู้ช่วย!

บัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าคืออะไร มีองค์ประกอบอะไรบ้างที่ควรรู้?

หลายคนมักคุ้นเคยกับบัญชีรายรับรายจ่ายส่วนตัวกันอยู่แล้ว เพราะเป็นบัญชีเบื้องต้นที่เราเคยทำเพื่อฝึกให้เก็บเงินตั้งแต่เด็ก แต่การทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้ามีองค์ประกอบที่แตกต่างกับบัญชีทั่วไป ดังนี้

1. รายจ่าย รายจ่าย หมายถึงจำนวนเงินทั้งหมดที่ร้านค้าใช้ไปกับรายจ่ายต่างๆ ได้แก่ ต้นทุนสินค้าที่ซื้อมาเพื่อสต๊อกเก็บไว้ก่อนนำไปจำหน่ายต่อไป ต้นทุนวัตถุดิบ และรวมไปถึงค่าใช้จ่ายอื่นๆ เช่น ค่าใช้จ่ายด้านโฆษณา ค่าเช่าที่ หรือค่าจ้างพนักงาน เป็นต้น

2. รายรับ รายรับ คือรายได้ทั้งหมดที่เกิดจากการดำเนินงานของธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นรายได้ทางตรงที่เกิดจากการขายสินค้า และบริการ หรือรายได้ทางอ้อมในรูปแบบต่างๆ เช่น ดอกเบี้ยรับจากบัญชีเงินฝากธนาคาร หรือรายได้จากการจำหน่ายสินทรัพย์บางอย่างในร้านค้าออกไป เป็นต้น

3. ต้นทุน แม้ว่าต้นทุนจะเป็นส่วนหนึ่งของรายจ่าย แต่หลักการทำบัญชีของรายรับรายจ่ายร้านค้าจะแยกต้นทุนออกจากรายการรายจ่าย เพราะต้องการเห็นความชัดเจนว่าต้นทุนที่ทำให้ธุรกิจเกิดรายได้จริงๆ มีอะไรบ้าง ก่อนจะนำไปคิดคำนวณกำไรขั้นต้น เพื่อวัดประสิทธิภาพการดำเนินงานของบริษัทต่อไป

3 ประโยชน์ของการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า

เมื่อทราบกันไปแล้วว่าองค์ประกอบทางบัญชีมีอะไรบ้าง ก็มารู้จักกับ 3 ประโยชน์ของการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าต่อไปนี้ได้เลย

1. ช่วยประหยัดภาษี

กรมสรรพากรได้กำหนดการใช้สิทธิ์หักค่าใช้จ่ายไว้ 2 ประเภท ได้แก่ การหักค่าใช้จ่ายแบบเหมาและการหักค่าใช้จ่ายตามจริง หากกิจการที่มีค่าใช้จ่ายในดำเนินธุรกิจจำนวนมาก ก็ควรเลือกการหักค่าใช้จ่ายตามจริงผ่านการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า ซึ่งจะช่วยให้กิจการวางแผนลดภาษีได้มากยิ่งขึ้น

2. ใช้ประกอบการวางแผนธุรกิจ

บัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าช่วยให้กิจการเห็นภาพรวมของธุรกิจได้ชัดเจนมากขึ้นว่า ในแต่ละเดือนใช้จ่ายเงินไปกับต้นทุนส่วนไหน และมีรายได้จากช่องทางใดบ้าง ทำให้สามารถวางแผนธุรกิจเพื่อสร้างรายได้มากขึ้นในอนาคต

3. ยื่นขอสินเชื่อธุรกิจ

แม้ว่าผู้ประกอบกิจการจะมีรายได้ต่อเดือนมากกว่าพนักงานประจำก็จริง แต่มักเจออุปสรรคเวลาต้องยื่นขอสินเชื่อ เนื่องจากไม่มีหลักฐานแสดงแหล่งที่มาของรายได้แน่นอน ทำให้สถาบันการเงินอาจปฏิเสธการพิจารณาอนุมัติสินเชื่อ แต่หากกิจการร้านค้าจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าแล้ว จะช่วยให้สถาบันการเงินทราบที่มาแหล่งรายได้มากขึ้น และประเมินความสามารถในการชำระหนี้ได้อย่างเหมาะสม

ธุรกิจไหนบ้างควรทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า

ธุรกิจที่ควรจัดทำตารางรายรับรายจ่ายร้านค้า เพื่อช่วยในการวางแผนธุรกิจ และควบคุมต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ประกอบไปด้วย

1. ร้านค้าปลีก

ลักษณะการทำธุรกิจของร้านค้าปลีกเป็นแบบซื้อมาขายไป หมายความว่าจะต้องซื้อของเข้ามาในร้านค้าเพื่อสต๊อกเก็บไว้ก่อน แล้วค่อยจำหน่ายภายหลัง โดยบวกกำไรส่วนต่างเข้าไป ร้านค้าปลีกจึงได้รับกำไรต่อหน่วยน้อยมากเมื่อเทียบกับธุรกิจอื่น และหากไม่จัดทําบัญชีรายรับรายจ่ายวางแผนขายของ ก็จะส่งผลให้ร้านค้านั้นขาดทุนได้

2. ร้านอาหาร

ต้นทุนของร้านอาหารหลักๆ มาจากวัตถุดิบที่ซื้อของเข้ามาในร้าน ซึ่งต้นทุนเหล่านี้มักเป็นของสด และผักผลไม้ ซึ่งเน่าเสียง่ายมากหากร้านอาหารไม่สามารถจำหน่ายได้หมด ทำให้ร้านอาหารจำเป็นต้องจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย เพื่อวางแผนควบคุมต้นทุนจากการเน่าเสียของวัตถุดิบ

3. เลือกเครื่องมือทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายที่เหมาะสม

แม้ว่าการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าด้วยการจดบันทึกใส่สมุดจะช่วยให้เจ้าของกิจการที่ไม่ถนัดการใช้เทคโนโลยีสามารถจัดทำบัญชีได้ก็จริง แต่การทำบัญชีผ่านสมุดบันทึกก็มีโอกาสผิดพลาดสูงเช่นกัน หากเป็นไปได้ เราแนะนำให้เลือกเครื่องมือทำบัญชีรายรับรายจ่าย ที่ช่วยให้บันทึกรายการค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น โปรแกรม Excel หรือ แอปรายรับรายจ่าย เป็นต้น

5 เทคนิคการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า

หากผู้ประกอบกิจการสนใจการทำบัญชี แต่ไม่ทราบว่ามีเทคนิคในการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าอย่างไรบ้าง ก็สามารถศึกษาด้วยตนเองผ่าน 5 ขั้นตอนต่อไปนี้

1. แยกบัญชีส่วนตัวออกจากบัญชีร้านค้า

การใช้บัญชีส่วนตัวร่วมกับบัญชีร้านค้า จะทำให้เจ้าของธุรกิจมีโอกาสใช้เงินของกิจการไปกับค่าใช้จ่ายส่วนตัว ทำให้เวลาลงรายการบัญชีรายรับรายจ่ายจะเห็นว่าค่าใช้จ่ายร้านค้าสูงผิดปกติ จากการที่คิดค่าใช้จ่ายส่วนตัวร่วมด้วย แต่ถ้าแยกบัญชีส่วนตัวออกจากบัญชีร้านค้า ก็จะเห็นตัวเลขรายจ่ายตรงตามความเป็นจริงมากขึ้น

2. เตรียมเอกสารสำหรับทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายร้านค้า

วิธีทำรายรับรายจ่ายร้านค้า ไม่ใช่แค่กรอกข้อมูลรายได้รายจ่ายให้ถูกต้องเท่านั้น แต่ยังต้องรวบรวมเอกสารหลักฐานต่างๆ เพื่อยืนยันว่ามีรายได้และรายจ่ายเกิดขึ้นจริง เช่น บิลเงินสดที่ออกให้แก่ลูกค้า ใบเสร็จซื้อของ บิลค่าน้ำค่าไฟ หรือแม้แต่หลักฐานการกู้ยืมเงินจากสถาบันการเงิน เป็นต้น

3. เลือกเครื่องมือทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายที่เหมาะสม

แม้ว่าการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าด้วยการจดบันทึกใส่สมุดจะช่วยให้เจ้าของกิจการที่ไม่ถนัดการใช้เทคโนโลยีสามารถจัดทำบัญชีได้ก็จริง แต่การทำบัญชีผ่านสมุดบันทึกก็มีโอกาสผิดพลาดสูงเช่นกัน หากเป็นไปได้ เราแนะนำให้เลือกเครื่องมือทำบัญชีรายรับรายจ่าย ที่ช่วยให้บันทึกรายการค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น โปรแกรม Excel หรือ แอปรายรับรายจ่าย เป็นต้น

4. บันทึกรายรับ-รายจ่ายร้านค้าอย่างสม่ำเสมอ

ในแต่ละวันกิจการมีรายการรายรับรายจ่ายร้านค้าเกิดขึ้นไม่น้อย และเจ้าของธุรกิจต่างมีงานต้องจัดการมากมาย จึงมักเลือกลงรายการบัญชีช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์ ทำให้การทำบัญชีมีโอกาสผิดพลาดสูง หากเป็นไปได้ เราแนะนำให้เจ้าของธุรกิจ ลงบัญชีทันทีเมื่อมีรายการใดๆ เกิดขึ้น เพื่อให้บัญชีรายรับ-รายจ่ายมีความแม่นยำและน่าเชื่อถือมากที่สุด

5. วิเคราะห์ข้อมูลและติดตามผล

เมื่อจัดทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายร้านค้าเรียบร้อยแล้ว ควรนำบัญชีที่ได้ ไปวิเคราะห์ต่อว่าในเดือนที่ผ่านมากิจการของคุณใช้เงินไปกับค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง เพื่อวางแผนว่ามีการใช้เงินเกินกว่าที่ได้คาดการณ์เอาไว้หรือไม่ หากพบว่ามีการใช้เงินมากเกินไป ก็ค่อยวางแผนปรับลดค่าใช้จ่ายที่ไม่เกี่ยวข้อง และติดตามผลการวางแผนในเดือนถัดไป

ตัวอย่างแบบฟอร์มบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า ตามแบบฉบับของกรมสรรพากร

ตัวอย่างแบบฟอร์ม บัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าตามแบบที่กรมสรรพากรกำหนด เพื่อใช้ประกอบการยื่นขอลดภาษีมีดังต่อไปนี้

รายงานเงินสดรับ-จ่าย

ชื่อผู้ประกอบการ ……….เลขประจำตัวประชาชน X-XXXX-XXXXX-XX-X

ชื่อสถานประกอบการ…………..เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร X-XXXX-XXXX-X

1. ชื่อผู้ประกอบการ
2. ชื่อสถานประกอบการ
3. เลขประจำตัวประชาชน
4. เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร
5. วัน/เดือน/ปี โดยต้องเป็นวันที่มีการรับเงิน หรือจ่ายเงินจริงเท่านั้น แต่สามารถลงบัญชีภายใน 3 วันทำการ นับแต่วันที่มีธุรกรรมรายรับ-รายจ่ายเกิดขึ้น ก็ได้เช่นกัน
6. รายรับที่เกิดจากการดำเนินธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นรายได้จากการจำหน่ายสินค้า, รายรับดอกเบี้ย หรือเงินปันผล
7. รายจ่าย-บัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าตามแบบของกรมสรรพากร กำหนดให้ผู้ประกอบกิจการแบ่งรายการรายจ่าย ออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่ 1.รายจ่ายที่เป็นต้นทุนสินค้า และ 2.รายจ่ายอื่นๆ เช่น ค่าจ้างพนักงาน ค่าเช่าสถานที่ เป็นต้น
8. หมายเหตุ - ใช้สำหรับระบุรายละเอียดเพิ่มเติมว่าธุรกรรมรายรับหรือรายจ่ายที่เกิดขึ้นเป็นแบบจ่ายเงินสด หรือว่าเงินเชื่อ

ข้อควรรู้ของการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า

การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า หรือที่เรียกกันว่ารายงานเงินสดรับจ่ายตามแบบฟอร์มของกรมสรรพากร มีข้อกำหนดที่ผู้ประกอบกิจการหน้าใหม่ควรทราบดังต่อไปนี้

1. การจัดทำบัญชีต้องเป็นภาษาไทยเท่านั้น ในกรณีที่เป็นภาษาต่างประเทศจะต้องมีภาษาไทยแปลความหมายกำกับ

2. ลงบัญชีภายใน 3 วันทำการ นับแต่วันที่มีธุรกรรมรายได้-รายจ่ายใดๆ เกิดขึ้น

3. รายการที่นำมาลงในบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า มีข้อกำหนดดังต่อไปนี้

   3.1 รายจ่ายต้องเกี่ยวข้องกับกิจการโดยตรง

   3.2 สามารถลงรายการรายรับ-รายจ่ายเป็นยอดรวมของแต่ละวัน หรือลงแยกทีละรายการได้

   3.3 ต้องมีเอกสาร หรือหลักฐานยืนยันว่ามีรายได้ และรายจ่ายเกิดขึ้นจริง เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน

   3.4 กรณีสินค้า และบริการซื้อขายเป็นเงินเชื่อ ให้ลงรายการวันที่ได้รับเงิน หรือวันที่จ่ายเงินตามจริง โดยให้อธิบายเพิ่มเติมในช่องหมายเหตุ

   3.5 หากไม่ได้เป็นผู้ประกอบกิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีที่เกิดจากรายจ่ายต่างๆ ให้นำมาบันทึกเป็นต้นทุนของสินค้า หรือค่าใช้จ่ายได้ทั้งจำนวน

4. เมื่อทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าเป็นรายวันเสร็จแล้ว ให้สรุปยอดรายเดือน เพื่อใช้เป็นหลักฐานเวลายื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้

บัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าไม่ใช่เรื่องยาก ขอแค่มีแอป MAKE by KBank

อย่างที่ทราบกันดีว่าการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าผ่านการจดใส่สมุดบันทึกเป็นเรื่องยุ่งยาก และหลายครั้งมีโอกาสลงรายการผิดพลาด แต่ไม่ต้องห่วง! หากคุณรู้จักกับแอปพลิเคชันตัวช่วยบริหารเงินอย่าง MAKE by KBank แล้ว รับรองว่าการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าเป็นเรื่องง่ายแน่นอน ผ่าน 2 ฟีเจอร์เด็ด ดังต่อไปนี้

1. Cloud Pocket

ฟีเจอร์ที่สร้างขึ้นมาเพื่อตอบโจทย์เจ้าของกิจการยุคใหม่ เพราะ Cloud Pocket ทำหน้าที่สร้างกระเป๋าเงิน ซึ่งช่วยจัดสรรเงินในธุรกิจให้เป็นสัดส่วนได้อย่างไร้ขีดจำกัด! โดยเจ้าของกิจการสามารถตั้งชื่อกระเป๋าด้วยตนเอง ตามวัตถุประสงค์ของการใช้จ่าย หรือรายรับที่เกิดขึ้น เช่น กระเป๋าค่าวัตถุดิบ กระเป๋าค่าใช้จ่ายพนักงาน หรือกระเป๋าค่าเช่าสถานที่ เป็นต้น

2. Expense Summary

ฟีเจอร์ที่จะทำให้การทําบัญชีรายรับรายจ่ายขายของไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอีกต่อไป เพราะไม่ว่าจะมีธุรกรรมรายจ่ายอะไรเกิดขึ้น Expense Summary ก็พร้อมบันทึกทุกธุรกรรมแบบ Real Time ทำให้คุณทราบทุกข้อมูลรายจ่ายได้ทุกที่ทุกเวลา และสามารถดูข้อมูลค่าใช้จ่ายแยกตาม Cloud Pocket หรือรายหมวดหมู่ที่เราเลือกไว้ตอนทำธุรกรรมนั้นๆ ได้ ซึ่งก็จะเห็นว่า ในแต่ละเดือนเรามีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง ทำให้จัดการรายรับรายจ่ายง่ายขึ้น

บัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าไม่ใช่เรื่องยาก ขอแค่มีแอปจัดการเงิน MAKE by Kbank เป็นผู้ช่วย!

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าไม่ใช่เรื่องยากอย่างที่ทุกคนเข้าใจ เพราะองค์ประกอบของรายการบัญชีมีน้อยมาก แม้เป็นผู้ประกอบกิจการหน้าใหม่ก็จัดทำบัญชีได้ ขอเพียงแค่ลงรายการสม่ำเสมอ และระบุรายละเอียดให้ครบถ้วนมากที่สุด

แต่การทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าด้วยการจดใส่สมุดบันทึกอาจเป็นเรื่องยุ่งยากมากเกินไป ดังนั้นจึงไม่ควรพลาดกับแอปผู้ช่วยบริหารเงินอย่าง MAKE by KBank ที่นอกจากจะมาพร้อมกับฟีเจอร์ Cloud Pocket และ Expense Summary แล้ว ยังมีฟีเจอร์ที่ทำให้เจ้าของกิจการยุคใหม่จัดการเงินในกระเป๋าง่ายขึ้น เช่น Shared Cloud Pocket ตัวช่วยจัดการเงินในกระเป๋าร่วมกับคนในบริษัท ทำให้เห็นว่ามีการเบิกค่าใช้จ่ายอะไรไปบ้างแล้ว และวางแผนลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นได้ดีขึ้น

อย่ารอช้าดาวน์โหลด MAKE by KBank ได้เลยที่ App Store และ Play Store เพียงแค่เจ้าของธุรกิจฝากเงินเข้าไป ก็ได้รับดอกเบี้ยสูงถึง 1.5% ต่อปี และภายในแอปยังมีกิจกรรมให้ร่วมสนุกอีกมากมาย!